Nyilatkozatok és közlemények: elfogadás, bizonyítékkal

A fontos belső dokumentumokat nem elég elküldeni. Sokszor azt is tudnod kell, ki kapta meg, ki olvasta el, és melyik verzió volt érvényben.

A Corganize-ban bármely kiadott dokumentumhoz kérhetsz elfogadást vagy tudomásulvételt. Ez jól használható például belső szabályzatoknál, munkavédelmi tájékoztatóknál és más hivatalos céges közleményeknél.

Hogyan fogadja el a munkatárs?

A munkatárs elolvassa a dokumentumot, majd a beállítástól függően egy gombbal vagy a teljes nevének beírásával igazolja az elfogadást.

A rendszer rögzíti az eseményt, így később visszakereshető, hogy ki és mikor fogadta el az adott dokumentumot.

Mi marad belőle?

Visszakereshető nyilvántartás arról, hogy ki, mikor és a dokumentum melyik verzióját fogadta el. A kiküldött verzió pillanatképe is megmarad, az elfogadási bizonyíték pedig a felületről nem módosítható és nem törölhető.

Ez sokkal egyértelműbb helyzetet teremt, mint amikor egy e-mail vagy szóban elhangzott tájékoztatás után csak feltételezni lehet, hogy mindenki megkapta az információt.

Mi van, ha nem fogadja el?

A listában látod, ki van még hátra. Határidőt adhatsz, a rendszer pedig e-mailben emlékeztet a lejárat előtt, és jelzi, ha a határidő lejárt.

Mi a különbség a nyilatkozat és a közlemény között?

Ugyanaz az eszköz, más céllal.

A nyilatkozat jellemzően olyan dokumentum, amelynél kifejezett elfogadást kérsz. A közlemény inkább hivatalos tájékoztatás: például új nyitvatartás, folyamatváltozás vagy belső hír.

A közlemény szöveget, hangot vagy videót is tartalmazhat. Egyszer kiadod, és látod, ki kapta meg és ki igazolta a tudomásulvételt.

Automatikusan az új munkatársnak?

Igen. Ha egy nyilatkozatot a csoport belépő-csomagjába teszel, az új munkatárs az első belépéskor automatikusan megkapja a betanítási tervével együtt.